آن چه می بایست در مورد سیستم های تلفن اداری بدانیم
سیستم های نوین تلفن اداری که جایگزین تلفن های تک خطی شده اند بهره وری بالاتری دارند. به منظور انتخاب سیستم تلفن برای شرکت ها و سازمان ها مواردی را می بایست در نظر بگیریم که در زیر به طور مختصر به بررسی آنها می پردازیم.
مالتی لاین یا PBX
تلفن های مالتی لاین برای دفاتر اداری کوچک طراحی شده اند که در آنها یا یک منشی پاسخگوی تماس ها است و یا سیستم پیغام گیر مورد استفاده قرار می گیرد. در این حالت یک سیستم تلفن مرکزی (سانترال) به حداکثر 10 خط تلفن مجزا متصل می شود و آنها را با تعریف خطوط داخلی مثل "خط 3” یا "خط 4" تفکیک می کند. هنگامی که شخصی با شماره تلفن متصل به سانترال تماس می گیرد، منشی می تواند تماس را به داخلی مورد نظرِ تماس گیرنده انتقال دهد.در سیستم های PBX فرایند انتقال (فوروارد) تماس با استفاده از یک پیام از پیش ضبط شده و یا شماره گیری مستقیم داخلی مورد نظر (در حین شنیدن پیام) به صورت اتوماتیک انجام می شود. سیستم های PBX برای شرکت ها و سازمان های بزرگ مناسب تر هستند که تعداد خطوط داخلی بیشتری دارند و نیازمند آن هستند که تماس های متعددی که دریافت می کنند به صورت دیجیتال به واحد های مربوطه انتقال داده شوند.
سیستم مالتی لاین
تلفن های مالتی لاین به دلیل فناوری ساده تری که دارند از سیستم های های PBX ارزان تر هستند. در سیستم های مالتی لاین هر تلفن می تواند شماره ی مختص خود را داشته باشد (امکان تماس مستقیم) و یا تماس ها از طریق تلفن مرکزی و بوسیله ی منشی به آن خط هدایت شوند. در این سیستم اگر شماره تلفنی زنگ بخورد و خط اشغال باشد، تماس گیرنده به پیام گیر صوتی متصل می گردد. بسته به نوع فعالیت شرکت یا سازمان، سیستم های مالتی لاین می توانند دارای قابلیت Rollover نیز باشند. تماس های Rollover زمانی اتفاق می افتند که چندین تماس ورودی همزمان با هم صورت پذیرند. در این حالت، اگر چند تماس با یک خط تلفن گرفته شود و آن خط مشغول باشد، تماس گیرنده ی دوم و سوم به خطوطی که اشغال نیستند ارتباط داده می شوند. این ویژگی بیشتر در دفاتر خدمات امور مشتریان مورد استفاده قرار می گیرد که در آنها بر اساس ترتیبِ تماس های دریافتی، اولین اپراتورِ آزاد به تماس پاسخ می دهد.سیستم PBX
با وجود اینکه راه اندازی سیستم PBX دشوارتر از تلفن مالتی لاین است، اما مزایای آن نسبت به سیستم مالتی لاین غیر قابل مقایسه است. تلفن های PBX با استفاده از یک بافر یا یک پیام الکترونیک روند برقراری تماس را برای فرد تماس گیرنده تسریع می کند. در این سیستم ها کاربر می تواند هم از منوی صوتی برای ارتباط با فرد مورد نظر استفاده کند و هم می تواند در طول پخش پیام به طور مستقیم داخلیِ مدنظر را شماره گیری کند.در سیستم PBX، تماس گیرنده می تواند با جابجایی ارقام انتهاییِ شماره تلفن اصلی با شماره ی داخلی به طور مستقیم با فرد مورد نظر تماس بگیرد. همچنین با استفاده از همان شماره های داخلی، امکان تماس های بین اداری نیز وجود دارد. در تلفن های مالتی لاین برای تماس های داخلی همه خطوط تلفن می بایست به درستی کار کنند، اما در سیستم PBX با هدایت کردن سیگنال ها از طریق شماره تلفن مرکزی (سانترال) و با استفاده از شماره های داخلی تنها از یک خط تلفن برای تماس های درون سازمانی استفاده می شود. همچنین در سیستم های PBX جهت تماس با خارج از سازمان/اداره، می بایست پیش از گرفتن شماره ی مورد نظر یک عدد از پیش تعریف شده را شماره گیری کنید (مثل عدد 9).
